Wie verändert sich ein Team, wenn KI einen Teil der Arbeit übernimmt?
Torsten Schollmayer
Die KI bereitet einen Text vor. Ein Mensch soll ihn weiterverwenden. Damit das klappt, muss das Team klären, wer die Aufgabe beschreibt, das Ergebnis prüft und für die nächste Zusage einsteht.
Der Papierstreifen verbindet mehrere Stationen. Das Motiv greift die Übergaben im Team auf.
Stell dir ein Team vor, das Antworten auf häufige Kundenfragen vorbereitet. Bisher sammelt eine Kollegin die Fragen, spricht mit den zuständigen Menschen und schreibt einen Entwurf. Künftig soll die KI die Fragen ordnen und erste Antworten formulieren. Das Team muss jetzt überlegen, wie die Kollegin mit diesem Entwurf weiterarbeitet und was sie an die anderen weitergibt.
Klärt, was die KI bearbeiten soll
Bevor jemand die KI beauftragt, braucht das Team eine gemeinsame Vorstellung vom Ergebnis. Soll sie vorhandene Antworten sprachlich überarbeiten? Soll sie aus Unterlagen einen ersten Entwurf zusammenstellen? Darf sie Vorschläge für Fragen machen, zu denen es bisher keine Antwort gibt? Diese Aufgaben verlangen unterschiedliche Vorbereitung und Prüfung.
Im Beispiel könnte die Kollegin festlegen, dass die KI nur die freigegebenen Unterlagen verwendet. Fehlt darin eine Angabe, soll sie die offene Frage kennzeichnen. Die Kollegin weiß dann, was sie bei den zuständigen Menschen nachfragen muss. Diese Vereinbarung hilft auch den anderen im Team. Sie können erkennen, welche Arbeit bereits erledigt wurde und welche noch vor ihnen liegt.
Wer die Aufgabe beschreibt, muss dafür wissen, welche Unterlagen aktuell sind und wer fachliche Fragen beantworten kann. Das Team sollte diese Vorbereitung bei der Verteilung der Arbeit berücksichtigen. Sonst erwartet es einen fertigen Text von einer Person, die zuerst noch die nötigen Informationen beschaffen muss.
Wer übernimmt welchen Schritt?
01
Du beschreibst die Aufgabe.
Du legst fest, welche Fragen beantwortet werden und welche Unterlagen die KI verwenden soll.
02
Die KI bereitet den Entwurf vor.
Sie ordnet die Fragen und formuliert Antworten aus den vorgegebenen Unterlagen. Offene Angaben bleiben erkennbar.
03
Du gibst die Antwort frei.
Du klärst die offenen Fragen mit den zuständigen Menschen und prüfst, ob der Text verwendet werden kann.
Das Beispiel zeigt die Vorbereitung einer Kundenantwort. Wer die einzelnen Aufgaben übernimmt, vereinbart das Team miteinander.
Gebt bei einer Übergabe auch die offenen Fragen weiter
Ein gut formulierter Entwurf kann so aussehen, als sei die Arbeit bereits abgeschlossen. Die nächste Person weiß aber vielleicht nicht, welche Unterlagen darin eingeflossen sind. Sie kann auch nicht erkennen, ob jemand die Aussagen bereits geprüft hat. Deshalb gehört zur Übergabe eine kurze Erklärung des Arbeitsstands.
Die Kollegin könnte zum Beispiel sagen, dass sie die Antworten zu den Lieferzeiten geprüft hat. Bei einer Frage zu den Rückgabebedingungen fehlt ihr noch die Auskunft der zuständigen Person. Wer den Entwurf übernimmt, kann dann mit den geprüften Teilen weiterarbeiten und die offene Frage gezielt klären. Niemand muss den gesamten Weg noch einmal rekonstruieren.
Diese Erklärung muss kein ausführlicher Bericht sein. Sie muss für die nächste Person ausreichen, um ihre Aufgabe zu verstehen. Welche Antwort kann sie verwenden? Was muss sie noch prüfen? Mit wem soll sie darüber sprechen? Das Team kann an einer echten Übergabe ausprobieren, welche Angaben es dafür braucht.
Klärt die Zusage zwischen den Menschen
Wenn die KI einen Entwurf erstellt, entsteht daraus noch keine Zusage an eine Kollegin oder einen Kunden. Ein Mensch muss sagen können, welches Ergebnis er bis wann liefern kann. Für solche Vereinbarungen ist Commitment-Based Management, kurz CBM, eine hilfreiche Grundlage. Eine Person gibt einer anderen eine klare Zusage. Beide wissen, worauf sie sich bezieht.
Im Beispiel kann die Kollegin zusagen, die geprüften Antworten bis zu einem vereinbarten Termin bereitzustellen. Fehlt eine notwendige Auskunft, muss sie das vorher ansprechen können. Vielleicht reicht es, die offenen Antworten später zu ergänzen. Vielleicht braucht das Team einen anderen Termin. Diese Entscheidung treffen die Menschen, die von der Zusage abhängen.
Die Prüfung und die Rückfragen gehören dabei zur Aufgabe. Wenn das Team nur den fertigen Text einplant, bleiben diese Arbeiten unberücksichtigt. Eine schnell erstellte erste Fassung sagt wenig darüber aus, wann die Kollegin eine verwendbare Antwort übergeben kann.
Schaut euch eine vollständige Aufgabe an
Für den Anfang würde ich eine wiederkehrende Aufgabe auswählen und gemeinsam bis zu ihrem Ende betrachten. Wie kommt die Frage ins Team? Wer beschafft die Informationen? Wer prüft den Entwurf? Und was erhält die Person, die damit weiterarbeitet? An diesem konkreten Ablauf lässt sich besprechen, welche Arbeit die KI übernehmen soll.
Nach der ersten Übergabe kann das Team prüfen, wo noch Erklärungen oder Rückfragen nötig waren. Daraus entstehen die nächsten Vereinbarungen. So können die Beteiligten ihre Zusammenarbeit verändern und zugleich wissen, wofür sie selbst verantwortlich bleiben.
